Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы новых трудовых и стоит ли на них переходить

В чем суть электронной трудовой книжки, ее плюсы и минусы. Где посмотреть сведения из электронной трудовой. Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки.

Содержание

Электронные сервисы

  • Гражданам
      • Получить выписку из электронной трудовой книжки
  • Гражданам
      • Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов ПФР
  • Страхователям/ИП/Самозанятым
      • Загрузить и подать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)
  • Страхователям/ИП/Самозанятым
      • Ввести и подать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)
  • Страхователям/ИП/Самозанятым
      • Загрузить черновик сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. 

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. 

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой, где будет отображаться вся та же информация, что и в сегодняшних бумажных книжках. За исключением информации об образовании и награждениях – их в электронном аналоге не будет.

Все данные о трудовой деятельности граждан будут собраны в информационной системе Пенсионного фонда, которую начали формировать с 2020 года. Для этого работодатели должны будут передавать в ПФР все сведения о кадровых изменениях.

Вся информация по электронным трудовым книжкам за 15 минут в нашем экспертном видео:

Преимущества электронной трудовой книжки

  • Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
  • Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
  • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
  • Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
  • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
  • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
  • Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
  • Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Что полезно знать работодателям о технической стороне вопроса?

Нужно ли специальное программное обеспечение?

— Благодаря названию проекта «Электронная трудовая книжка — 2020» может возникнуть ложное понимание, что это некий носитель в электронном виде. Но это не так.

Для хранения сведений о трудовой деятельности работников будут использоваться информационные системы Пенсионного фонда. А это значит, что работодателям не нужно приобретать и устанавливать специальное программное обеспечение. Для сдачи отчетности они смогут использовать привычные средства телекоммуникационной связи, например Контур.Бухгалтерию.

Как информация будет переноситься с бумажных носителей на электронные?

 Такой перенос информации не запланирован. Это повлекло бы дополнительную нагрузку как на работодателей, так и на Пенсионный фонд. 

Те работники, которые не напишут заявление о сохранении бумажного оформления трудовых книжек, получат их на руки. Всю ответственность за сохранность сведений с этого момента они возьмут на себя.

Кому должны написать заявление те, кто захотят сохранить бумажный документ? Работодателю?

 Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде.

Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

Однако я советую работодателям не спешить с оповещением в 2019 году. Дело в том, что к 2020 году законодатели могут уточнить требования к содержанию такого информирования.

Если перенос данных из бумажных носителей в электронные не предусмотрен, нужно ли работнику самому что-то предпринимать, чтобы перенести данные о своем трудовом стаже в электронный формат?

Кадровое делопроизводство

Повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Посмотреть программу

 Возможно, после рассмотрения законопроекта в Государственной Думе этот вопрос будет решен. Сейчас запланировано, что все данные будут предоставляться через отчетность, поэтому будем ждать нормативные правовые акты, которые утвердят соответствующие формы.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Созданы ли какие-то вспомогательные памятки, которые помогут осуществить переход?

 На сайте Пенсионного фонда России в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по теме.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • Информация о работнике;
  • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • Место работы;
  • Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
  • Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • Вид поручаемой работы;
  • Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • Причины прекращения трудового договора.

Какие сроки установлены для перехода на электронные трудовые книжки?

2020 год – переходный. В этом году начинают наполнять информационную базу ПФР сведениями о трудовой деятельности. В связи с этим у работодателей появляются обязанности, о которых расскажем чуть ниже.

Переход трудовых в виртуальное пространство завершится к 01.01.2021 года.

Какие сложности переход добавит работодателям?

—  Работодатели, работники которых пожелают оставить бумажные версии трудовых книжек, будут обязаны дублировать из них информацию в отчетность в территориальные отделения ПФ РФ.

Плюсы бумажной трудовой книжки

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье станет сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-ПФР или СТД-Р, в которой будут сведения о причинах увольнения, если, конечно, прежний работодатель не забудет внести их в отчет СЗВ-ТД.

В какой программе можно будет вести электронные трудовые книжки?

Работа с электронными трудовыми книжками предполагает наличие автоматизированной системы для учета кадровых данных сотрудников. Поэтому предприятиям, которые до сих пор ведут учет в ручном режиме, не избежать внедрения такой системы. Напомним, если численность организации превышает 25 сотрудников, отчетность соответствующие госорганы принимают только в электронном виде.

Наша компания оказывает услуги по внедрению 1С:ЗУП с 2003 года и наработала огромный опыт в решении любых задач, касающихся автоматизации кадровых служб. Поэтому, если у вас возникает вопрос, какую использовать программу для ведения ЭТК, обращайтесь к нашим специалистам, мы ответим на него и подберем оптимальный вариант решения.

Рассмотрим некоторые наиболее известные решения, в которых можно будет составлять отчетность по ЭТК.

  • Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» предоставляет полный спектр возможностей для подбора персонала (версия «КОРП»), ведения кадрового учета и расчета зарплаты. Эта программа всенародно признана, большинство пользователей предпочитают работать именно с ней.*
  • Программа «Оазис» создана специально для передачи данных в ПФР. Если внести в нее данные, можно вывести отчеты не только для ПФР, но и в налоговую инспекцию по НДФЛ, а также в ФСС. Можно использовать для формирования отчетности. Данные можно выгрузить из другой программы или внести вручную. Она подходит для небольших фирм, так как служит только для отчетов, учет в ней вести невозможно.
  • Из названия программы «Босс-кадровик» очевидно, что эта система, прежде всего, предназначена для ведения подбора персонала (модуль HRM) и ведения кадрового учета. Как уверяет сайт, программа позволяет также рассчитывать заработную плату, но полноценной программой для решения всех задач кадровой службы она не является.

Хотелось бы отметить, что 1С:ЗУП имеет разные версии (Базовую, ПРОФ и КОРП), чтобы максимально соответствовать нуждам заказчиков. Если вы уже работаете с одной из этих программ, но у вас возникают сложности по составлению отчетности или любому другому аспекту, обратитесь к нашим специалистам за бесплатной консультацией по ЗУП, мы с радостью вам поможем.

Получить бесплатную консультацию по учету ЭТК в 1С:ЗУП

Какая ответственность (штрафы, санкции) за нарушения по электронным трудовым книжкам?

За нарушения в работе со сведениями о трудовой деятельности работодателя могут привлечь к административной ответственности как за нарушение трудового законодательства.

За первое нарушение работодатель получит предупреждение, за повторное организацию оштрафуют на сумму до 50 тысяч рублей, предпринимателя – до 5 тысяч.

Соответствующие поправки в КоАП РФ находятся на рассмотрении (законопроект № 748758-7).

Если ошибки или бездействие работодателя станут препятствием для трудоустройства человека, он сможет потребовать возместить неполученный заработок (статья 234 ТК РФ).

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.

Узнать подробнее

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...