Полезные фразы для деловой переписки на английском

Достаточно часто в рабочей переписке можно встретить следующие фразы: «Здравствуйте, мы вам писали вчера, но вы не ответили, и мы пишем повторно». Такое

Оставить комментарий

Для комментирования необходимо войти через v.png Вконтакте или fb.png Facebook.

Уважать границы

Часто на работе люди сталкиваются с тем, что начальник начинает выписывать сообщения в пятницу поздней ночью. Текст может быть такой: «Добрый вечер, Татьяна! Как дела? Вы уже, наверное, отдыхаете после продуктивной недели и планируете свой выходной, но я хочу нарушить ваш покой. Я уверен, что такие выходные помогут вам держать себя в тонусе. Мы провели собрание, на котором решили полностью изменить слоган нашей компании. К сожалению, мы не являемся профессионалами в рекламе, поэтому сделали лишь небольшие наброски. Мы отправили вам пример того, что мы хотим видеть, но сделать это нужно очень срочно. К тому же, вы проявляете себя на работе наилучшим образом, и мы уверены, что вы справитесь максимум за 1 час, после чего у вас еще останется масса свободного времени. Заранее спасибо за понимание и оперативность! Хороших вам выходных!». Безусловно, Татьяна быстро выполнит просьбу работодателя, так как это входит в ее профессиональные обязанности. Но делать эту работу человек будет без особого энтузиазма и, возможно, даже с презрением.

Большой проблемой данного письма является лицемерное обращение к Татьяне, так как в письме он желает ей прекрасных выходных и заранее благодарит за оперативность. Однако он сам же испортил человеку эти самые выходные, так как скинул на нее работу в пятницу ночью. Общаясь с Татьяной в подобной манере, работодатель просто хочет отвлечь ее внимание от выполнения работы в выходные, фактически не давая возможности написать отрицательный ответ.

10 фраз для выражения благодарности в деловом письме

1. Thank you for contacting us

Если кто-то напишет вам, чтобы спросить о том, какие услуги оказывает ваша компания, начните свой ответ с этой вежливой фразы, которой вы благодарите за то, что отправитель письма выбрал именно вашу компанию для сотрудничества. Она даст понять, что вы благодарны за его интерес работать именно с вами. Эта волшебная фраза также будет являться прекрасным началом письма, а если после нее использовать предлоги “regarding” или  “about” можно будет очень легко перейти к основной теме, например:  “Thank you for contacting us regarding our new services – благодарю, что обратились к нам в отношении наших новых услуг”.

2. Thank you for the information

Если вы попросите кого-либо в письме предоставить определенную информацию, а он, в свою очередь, потратит время и усилия, чтобы направить ее вам, обязательно воспользуйтесь данной фразой, чтобы показать, что вы очень цените то, что для вас сделали. И опять же, можно дополнить фразу предлогами “regarding” или “about”, чтобы ваша благодарность была более конкретной, например:  “Thank you for the information about the your sellable items – благодарю за информацию о наиболее продаваемых товарах”.

3. Thank you for your prompt reply

Когда клиент или коллега отвечает на ваше предыдущее письмо в короткий срок, не заставляя вас ждать, выразите свою благодарность подобной фразой.  Если же ответ не был быстрым, просто удалите слово “prompt” и фраза опять будет идеальной. Можно также написать “Thank you for getting back to me.”

4. Thank you for all your assistance

Если кто-то буквально из кожи вот вылез, чтобы помочь вам, это нельзя не отметить в письме!  Чтобы выразить особую благодарность за определенные услуги, нужно будет несколько дополнить эту фразу, например, вот так: “I really appreciate your help in settling this problem – я очень ценю вашу помощь в урегулировании данной проблемы.”

5. Thank you for raising your concerns

Даже если клиент или коллега выражает тревогу или участие в отношении вашей работы, все равно поблагодарите его за это. Это даст понять, что вы цените его участие и серьезно отнесетесь к его тревогам, советам или претензиям. Альтернативно, можно использовать современную фразу “Thank you for your feedback.”

6. Thank you for your kind cooperation

Если вы благодарите за сотрудничество, используйте эту фразу, а если вы заранее благодарите за предстоящее сотрудничество добавьте “in advance” чтобы получилось следующее предложение “Thank you in advance for your cooperation.”

7. Thank you for your attention to this matter

Аналогично предыдущей фразе данное предложение подразумевает, что вы благодарны адресату за его дальнейшее содействие. Данное выражение также показывает, что ваша просьба важна, и что получатель должен уделить ей особое внимание.

8. Thank you for your understanding

Данным предложением вы не поздравляете получателя за то, что он понял слова, написанные вами. Мы используем подобное предложение, чтобы заранее сказать “Thank you”, если совершили что-то или попросили о чем-то, что может вызвать неудобство у читателя.

9. Thank you for your consideration

Если вы обращаетесь с просьбой или просите предоставить вам шанс сделать что-то, например, подаете заявку на новую работу, данная фраза будет как раз кстати, чтобы завершить ею свое письмо.

10. Thank you again for everything you’ve done

Это предложение, используемое в самом конце письма, немного отличается от всех предыдущих. Напишите его, если вы уже поблагодарили адресата в самом начале письма, но за его помощь и приложенные усилия, хотели бы еще раз выразить свою благодарность.

Теперь вы знаете, как сказать “thank you” в деловых письмах на английском, и теперь вы можете быть вежливым и учтивым в любой ситуации.

prosba avtora

1. Отсутствие приветствия

Деловое письмо вы пишете не для удовольствия, вам что-то нужно от адресата. Поэтому правильно начать его с акта вежливости — приветствия. Обходиться без него — всё равно что открывать дверь в чужой кабинет ногой.

Как не надо

Елена, мне нужны сканы договора на покупку снега зимой.

Лучше так

Добрый день, Елена! Мне нужны сканы договора на покупку снега зимой.

2. Фраза «Доброго времени суток»

Если вы пишете деловое письмо не прямиком из двухтысячных годов, то выбирайте более современные формулировки. Неважно, что вы не можете предсказать, когда именно собеседник прочитает сообщение. Вариант «добрый день» самый нейтральный, но можно использовать и период, когда вы отправляете письмо. А «доброе время суток» оставьте полумёртвым форумам из прошлого.

Как не надо

Доброго времени суток, анон!

Лучше так

Добрый день, Пётр!

Соблюдение рамок

Для того чтобы поддерживать разговор в деловом формате, необходимо соблюдать рамки. Вы можете общаться на любую тему со своим работодателем или подчиненным при условии, что эта тема касается работы. Если же затрагиваются личные вопросы, происходит нарушение границ.

В деловой переписке нужно проявлять уважение и не принято обсуждать личную жизнь, секс, питание и увлечение. Не стоит также акцентировать внимание на физической форме собеседника, если вы не являетесь тренером по фитнесу.

Безусловно, часто происходит так, что между коллегами завязывается крепкая дружба, но дружить и обсуждать личные темы необходимо строго в нерабочее время. Для того чтобы не смешивать деловую переписку с личной, следует:

  1. Не желать хороших выходных и не интересоваться, как человек планирует провести или провел отпуск.
  2. Не обсуждать выпивку, еду и хобби. Исключением может быть плановый выезд на природу всем коллективом.
  3. Не обсуждать людей, их внешний вид, стиль и манеру поведения.

4. Сокращения и односложные ответы

Деловой стиль переписки предполагает, что вы будете общаться полными предложениями. У такого подхода есть практическая польза: собеседнику не придётся догадываться, что вы имели в виду, потому что вы раскрываете все нюансы и не даёте возможности толковать слова превратно. А ваше «ОК» может означать что угодно. К тому же сокращения экономят не так много времени.

Как не надо

Утро! Ок. Пжлст, вышли отчёт до обеда, планёрка в 12.

Лучше так

Доброе утро, Игорь! Все данные вышлю до конца рабочего дня. Планёрку назначили на 12 часов. Пожалуйста, пришлите отчёт до обеда.

Структура письма

Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:

  1. Приветствие.
  2. Сообщение.
  3. Закрытие.
  4. Прощание.
  5. Подпись.

Рассмотрим стандартные фразы для каждой части.

Оценивать работу, а не человека

В качестве хорошего примера данной ситуации можно привести такое письмо: «Здравствуйте, Ирина! Мы ознакомились с вашей работой, которую вы прислали нам для конкурса, и пришли к выводу, что вы не профессиональны. Такое решение могут предложить исключительно новички, а выполнить декор в подобном стиле может только человек, который вовсе отказывается что-то понимать в своей работе. Я думаю, вам понятно, что наше с вами сотрудничество невозможно. Рекомендуем вам посетить специальные курсы по повышению квалификации, где вы сможете запастись огромным опытом. Хотелось бы пожелать вам всего наилучшего». Главной ошибкой в данном случае стала оценка самого человека, а не работы. Не нужно давать оценку, если вас о ней не спрашивали. Кроме того, письмо-ответ написано достаточно по-хамски. Лучше всего не оценивать работу, а говорить о своих ощущениях, оказывая содействие человеку в поиске основных ошибок. Таким образом вы окажете глобальную помощь, а человек останется благодарным, увидев свои ошибки.

6. Восклицательные знаки

Восклицательные знаки и в художественных текстах используются нечасто, потому что призваны выражать сильные чувства. Деловое письмо — это не площадка для экспрессии, даже если вам очень хочется высказать собеседнику, что вы о нём думаете.

Вы, может, ничего особенного не имели в виду, но для собеседника восклицательный знак будет сигналом, что он, вероятно, делает что-то не так. Поэтому держите и чувства, и сочетание клавиш Shift + 1 под контролем. Восклицание уместно только в обращении.

Как не надо

Мария! Благодарю за оперативный ответ!!! Прошу внести в отчёт новые данные: в апреле 2018 года мы истратили на скрепки 3 миллиона рублей. И ещё 1 миллион на бумагу!

Лучше так

Мария, благодарю за оперативный ответ. Прошу внести в отчёт новые данные: в апреле 2018 года мы также потратили 3 миллиона рублей на скрепки и 1 миллион на бумагу.

7. Обилие канцелярита

Стремление выражаться более формально зачастую порождает монструозные конструкции, в которых крайне тяжело разглядеть смысл. Не злоупотребляйте сложными оборотами и пишите проще.

Как не надо

Касаемо ситуации с отделом учёта и отчётности, нашими сотрудниками приняты все меры по обеспечению подразделения работающими устройствами для печати путём замены картриджей в принтерах.

Лучше так

Системный администратор заменил картриджи в принтерах в отделе учёта и отчётности, нужные договоры распечатаны.

Подпись

Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.

12. Отсутствие истории переписки

Если вы активно переписываетесь с кем-то в чате, адресат в курсе, о чём идёт беседа, и легко может вернуться к началу диалога, крутанув колесо мыши. Но когда вы изредка обмениваетесь письмами по электронной почте, собеседник может забыть, кто вы и что вам от него надо.

Облегчите человеку задачу: в одном абзаце напомните, о чём идёт речь.

Как не надо

По поводу вопроса, по которому мы общались в апреле: руководитель одобрил.

Лучше так

В апреле мы обсуждали сотрудничество по запуску ракеты в космос. Вы предлагали предоставить часть топлива в обмен на 20% акций нашей компании. Руководитель одобрил сотрудничество, можем начинать переговоры.

От редакции

Курсы «Нетологии» по теме:

  • очная программа «Руководитель digital-продукта»: 5 месяцев обучения, 20 известных экспертов Рунета, 100+ часов практики;
  • очная программа «Директор по онлайн-маркетингу»;
  • очная программа «Контент-продюсер»;
  • онлайн-программа «Профессия менеджер по продукту»;
  • онлайн-программа «Профессия продуктовый дизайнер».
Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...